Автор Виктор Перевезенцев 
Переход на электронный документооборот стал не просто трендом, а требованием времени. Бумажные документы теряются, требуют хранения, а затраты на доставку и обработку растут.
С 2024 года законодательство фактически уравняло статус электронных первичных документов (ЭПД) с бумажными. Это значит, что компании могут полностью отказаться от печатных актов, накладных и счетов-фактур.
Но переход требует внимательности: важно не просто «отправлять через ЭДО», а правильно организовать процесс в 1С, чтобы данные были юридически значимыми и корректно отражались в учёте.
Что такое электронный первичный документ
ЭПД — это документ, составленный в электронной форме и подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Он полностью заменяет бумажный аналог и может участвовать в бухгалтерском и налоговом учёте.
Типичные ЭПД:
- акты выполненных работ;
- товарные накладные;
- УПД (универсальный передаточный документ);
- счета-фактуры;
- акты сверки и корректировки.
Как реализовано в 1С
В системах 1С:Бухгалтерия, 1С:УНФ, 1С:ERP обмен электронными документами можно организовать через:
- 1С-ЭДО (встроенный сервис, работающий через оператора Диадок, СБИС, Такском и др.);
- 1С:Бизнес-сеть (для взаимодействия с контрагентами внутри экосистемы 1С);
- прямые интеграции с операторами ЭДО по API.
После подключения достаточно один раз настроить оператора и типы документов — система сама будет формировать, подписывать и отправлять ЭПД.
Преимущества перехода на ЭПД
- Скорость. Документы доходят до контрагента за секунды.
- Юридическая значимость. КЭП приравнена к собственноручной подписи.
- Экономия. Снижаются расходы на бумагу, доставку и архивирование.
- Безопасность. Все документы хранятся в зашифрованном виде и имеют электронные следы.
- Автоматическая сверка. 1С сама сверяет статусы — отправлен, подписан, получен.
Как перейти без ошибок: пошагово
Шаг 1. Провести аудит документооборота
Определите, какие типы документов вы будете переводить в электронный вид, и кто из контрагентов уже готов работать через ЭДО.
Шаг 2. Подключить 1С-ЭДО
Через раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» подключите оператора и выберите нужные типы документов.
Шаг 3. Настроить права и подписи
Каждому сотруднику, который будет подписывать документы, нужно выдать квалифицированную подпись и назначить её в системе.
Шаг 4. Провести тестовую отправку
Отправьте несколько документов контрагенту, чтобы убедиться, что ЭДО работает корректно.
Шаг 5. Настроить автоматическое архивирование
1С позволяет хранить все ЭПД в едином реестре — удобно для проверки и аудита.
Типичные ошибки при переходе
- Использование неквалифицированной подписи.
Такие документы не имеют юридической силы. - Отсутствие соглашения с контрагентом.
Перед началом обмена ЭДО нужно подписать соглашение о взаимодействии. - Неверные форматы файлов.
Некоторые операторы требуют свои стандарты (например, УПД XML 820). - Несогласованные роли сотрудников.
Важно определить, кто отвечает за формирование, подпись и отправку.
Пример из практики
Торговая компания с 300 контрагентами ежемесячно формировала более 2000 документов.
После перехода на 1С-ЭДО:
- время согласования сократилось с 3 дней до 15 минут;
- архив документов стал электронным, доступным в поиске;
- бухгалтерия избавилась от бумажного хранения.
Через полгода компания полностью отказалась от бумажных актов и получила положительное заключение аудиторов о корректности ведения учёта.
Вывод
Переход на электронные первичные документы в 1С — это шаг к современному, прозрачному и безопасному учёту.
Главное — не спешить, провести подготовку, обучить сотрудников и автоматизировать процесс через 1С-ЭДО.
Такой подход не только ускорит работу, но и снизит налоговые и юридические риски.